Protection de la vie privée

 

Dernière mise à jour: le 10 août 2011

1.       Objectif

Chez Alpha-1 Canada, le respect de la vie privée et de la nature confidentielle des renseignements représente une partie importante de notre engagement envers nos patients, leurs familles, les soignants, les personnes qui nous appuient, le public et nos employés. L’objectif de notre politique sur la protection de la vie privée est de promouvoir des pratiques de gestion des renseignements personnels responsables et transparentes d’une manière compatible avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (la « LPRPDE ») et la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (la « LPRPS »).

2.       Ce que vise cette politique

Cette politique vise la façon dont nous traitons les renseignements personnels que nous recueillons des patients, de leurs familles, des soignants, des personnes qui nous appuient, du public et de nos employés dans le cadre de nos activités d’information, d’éducation et de soutien. Elle traite tout particulièrement de la manière dont les renseignements sont recueillis, conservés en sécurité, utilisés et finalement éliminés adéquatement.

3.       Fins de la collecte de renseignements personnels

Alpha-1 Canada recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

3.1.    pour des besoins d’administration ou de gestion;

3.2.    pour améliorer nos relations avec les patients, leurs familles, les soignants, les personnes qui nous soutiennent et le public;

3.3.    pour répondre aux questions et aux commentaires des patients, de leurs familles, des soignants, des personnes qui nous soutiennent et du public;

3.4.    pour délivrer des reçus d’impôts pour dons de bienfaisance;

3.5.    pour créer et tenir à jour des listes d’envoi;

3.6.    pour gérer des programmes;

3.7.    pour établir, maintenir ou mettre fin à une relation contractuelle d’Alpha 1 Canada;

3.8.    pour regrouper des données statistiques sur la prévalence du déficit en alpha-1-antitrypsine au Canada.

4.       Conservation des renseignements personnels

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne donnons à des tiers les renseignements personnels de quiconque sans leur autorisation. Par exemple, nous ne fournissons pas nos listes d’envoi à d’autres parties. Alpha-1 Canada met en mémoire et conserve les renseignements personnels conformément aux exigences prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et le Code type sur la protection des renseignements personnels créé et approuvé par l’Association canadienne de normalisation.

5.       Liens vers des sites Web

Nos documents imprimés et notre site Web contiennent des liens vers d’autres sites Web. Sachez qu’Alpha-1 Canada n’est pas responsable des pratiques de ces sites en matière de protection de la vie privée. Nous encourageons les visiteurs de sites Web à lire les politiques sur la protection de la vie privée de chaque site qui recueille des renseignements personnels. La présente politique de protection de la vie privée s’applique uniquement à Alpha-1 Canada.

6.       Adresses IP

Comme la plupart des sites Web, notre serveur enregistre les adresses IP de nos visiteurs. Nous n’entreprenons aucune démarche pour relier les adresses IP aux personnes physiques. Nous utilisons plutôt les données de ces adresses de manière globale afin d’obtenir de l’information générale sur la façon dont notre site est utilisé.

7.       Application du Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation

Alpha-1 Canada applique de la façon suivante les dix principes énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation :

7.1.    Responsabilité

Alpha-1 Canada est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille et conserve et dont elle a la gestion. Dans le but de nous acquitter de cette obligation, nous avons adopté les mesures suivantes :

7.1.1.  Nous avons désigné un dirigeant qui est responsable de la conservation et de la gestion quotidiennes des renseignements personnels, soit notre directeur général.

7.1.2.  Nous avons pris les mesures suivantes pour assurer le respect de la présente politique de protection de la vie privée :

7.1.2.1. l’élaboration de procédures pour protéger les renseignements personnels;

7.1.2.2. l’élaboration de procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;

7.1.2.3. la formation de notre personnel et de nos bénévoles sur nos politiques et pratiques relatives au respect des renseignements personnels;

7.1.2.4. l’élaboration et la distribution d’information à notre personnel, à nos bénévoles et au public expliquant nos politiques et procédures relatives au respect des renseignements personnels.

7.2.    Détermination des fins de la collecte de renseignements

Alpha-1 Canada souscrit au principe de transparence relativement à sa collecte de renseignements personnels et à l’utilisation qu’elle en fait. Comme nous l’avons indiqué précédemment, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour les fins restreintes énoncées au point 3 ci-dessus.

Pour prouver cette transparence, nous exigeons le consentement d’une personne avant d’utiliser les renseignements personnels la concernant à toute fin autre que celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.

7.3.    Consentement

7.3.1.  Alpha-1 Canada tient à s’assurer que les personnes connaissent la façon dont sont utilisés leurs renseignements personnels. Nous nous appliquons à obtenir le consentement des personnes qui nous fournissent des renseignements personnels les concernant. À cette fin, tous nos employés ou mandataires ont reçu l’instruction de donner à toutes les personnes intéressées et qui en font la demande de l’information sur la façon dont nous utilisons les renseignements personnels et d’obtenir le consentement de celles qui fournissent des renseignements personnels les concernant.

7.3.2.  Nous pouvons demander périodiquement une confirmation écrite pour nous assurer que les renseignements personnels que nous avons recueillis et conservés sont à jour et exacts. Nous pouvons également nous assurer si le consentement quant à l’utilisation et la conservation de renseignements personnels est continuel.

7.3.3.  Alpha-1 Canada ne divulguera des renseignements personnels sans préavis que si la loi l’exige ou si elle croit de bonne foi que cela est nécessaire :

7.3.3.1. pour se conformer à des obligations imposées par la loi;

7.3.3.2. pour répondre à un besoin urgent;

7.3.3.3. dans le cadre d’une enquête criminelle.

7.4.    Limitation de la collecte

Alpha-1 Canada restreint la collecte de renseignements personnels uniquement aux renseignements nécessaires aux fins restreintes indiquées au point 3 ci-dessus. Nous nous engageons à recueillir ces renseignements d’une manière honnête, transparente et licite. Pour cette raison, Alpha-1 Canada ne recueille pas de renseignements personnels de façon arbitraire, mais uniquement pour réaliser les fins énoncées au point 3 ci-dessus et à aucune autre fin.

7.5.    Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Alpha-1 Canada n’utilise pas de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été initialement recueillis, à moins d’avoir d’abord obtenu le consentement de la personne de qui elle les a reçus. Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou que la loi l’exige, et uniquement pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.

7.6.    Exactitude

Alpha-1 Canada a à cœur de conserver des renseignements personnels exacts, complets et à jour. Si une personne est au courant de modifications aux renseignements personnels qui nous ont été fournis, elle peut simplement nous en informer et nous mettrons nos dossiers à jour.

Toute personne peut vérifier et corriger les renseignements personnels la concernant en communiquant avec nous par l’entremise du directeur général.

7.7.    Mesures de protection

Alpha-1 Canada a élaboré et mis en place des mesures de protection correspondant à la nature confidentielle des renseignements personnels qu’elle conserve. Ces mesures comprennent :

7.7.1.  des moyens de protection matériels, comme un logiciel de chiffrement, l’entreposage dans des classeurs verrouillés et un accès restreint aux endroits où sont conservés les renseignements personnels;

7.7.2.  des mesures de sécurité internes visant les employés et les bénévoles, y compris la restriction de l’accès aux ordinateurs et aux endroits où sont conservés les renseignements personnels ainsi que des ententes de confidentialité;

7.7.3.  si nous avons recours aux services de tiers pour traiter des renseignements personnels, la conclusion avec eux d’accords juridiques exigeant qu’ils protègent ces renseignements personnels d’une manière que nous jugeons acceptable. Lors de la conclusion de tels accords, aucun intérêt relatif à ces renseignements personnels n’est transféré aux tiers. Le but de ces accords est plutôt de s’assurer que les renseignements personnels communiqués à des tiers sont conservés à un niveau de sécurité égal à celui fourni aux termes de la présente politique de protection de la vie privée;

7.7.4.  si nous recueillons des renseignements auprès de personnes ou de tiers, l’obtention du consentement nécessaire pour le faire ou nous le ferons dans la mesure autrement permise par la loi. Le terme « tiers » englobe, par exemple, les fournisseurs de services de courriel, les fournisseurs de soins de santé avec qui nous pouvons communiquer à la demande d’une personne, les références et les autres personnes avec qui nous devons communiquer pour fournir les services, pour établir ou gérer une relation d’emploi ou encore pour y mettre fin, ou à des fins administratives ou de gestion.

7.7.5.  Actuellement, les seuls renseignements personnels que détiennent les fournisseurs de services sont les adresses de courriel détenues par Constant Contact (dont la politique de protection de la vie privée peut être consultée à l’adresse suivante : www.constantcontact.com/about-constant-contact/security/index.jsp) et tout renseignement saisi dans notre site Web par des personnes qui se sont inscrites à notre liste d’envoi de cette façon (la politique de protection de la vie privée de l’hôte de notre site Web peut être consultée à l’adresse suivante : www.wildapricot.com/security-policy-overview.aspx).

7.7.6.  Nous nous assurons également que tous nos employés et bénévoles qui traitent des renseignements personnels reçoivent une formation adéquate et connaissent les mesures nécessaires et appropriées requises pour protéger les renseignements personnels.

7.7.7.  Les renseignements personnels que nous conservons sont éliminés une fois que nous n’en avons plus besoin pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis, à moins que nous ne soyons autorisés à les conserver ou que la loi ne nous y oblige.

7.8.    Transparence

Alpha-1 Canada met à la disposition de toute personne intéressée de l’information sur ses politiques et pratiques relativement à la collecte et à la conservation des renseignements personnels. C’est avec plaisir que nous répondrons à toutes les questions à ce sujet; veuillez faire parvenir vos lettres ou vos courriels à notre directeur général.

7.9.    Accès aux renseignements personnels

Les personnes peuvent également demander d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant que nous détenons. Nous nous réservons cependant le droit de confirmer l’identité des personnes qui demandent accès à des renseignements personnels avant de répondre à cette demande. Veuillez faire parvenir vos demandes par écrit ou par courriel à notre directeur général.

Nous informerons toute personne qui en fait la demande du fait que nous détenons des renseignements personnels la concernant et nous lui fournirons les détails de ces renseignements.

Dans l’éventualité peu probable où nous ne pourrons pas donner accès à tous les renseignements personnels que nous détenons au sujet d’une personne, nous lui fournirons les motifs de ce refus.

7.10.   Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect de la politique

Comme nous l’avons indiqué plus haut, Alpha-1 Canada a désigné un dirigeant responsable de la conservation et de la gestion quotidiennes des renseignements personnels. Ce dirigeant, le directeur général, recevra toutes les demandes d’information relatives à notre politique de protection de la vie privée ou au sujet des renseignements personnels sous notre garde et notre gestion et répondra à ces demandes.

Afin d’être ajouté à une des listes tenues par Alpha-1 Canada ou de faire retirer votre nom d’une telle liste, veuillez faire parvenir une lettre ou un courriel à l’administrateur des listes d’envoi à l’adresse info@alpha1canada.ca.

Nous examinons toutes les plaintes que nous recevons et nous y répondons par écrit en temps opportun. Si nous jugeons qu’une plainte est justifiée, nous prenons des mesures appropriées pour régler le problème à la satisfaction de la personne ayant déposé la plainte.

8.       Modifications à la présente politique sur la protection de la vie privée

Puisque Alpha-1 Canada examine régulièrement toutes ses politiques et procédures ainsi que les lois qui influencent ses opérations, il est possible qu’elle modifie à l’occasion sa politique de protection de la vie privée afin de s’assurer que cette politique demeure conforme à la loi.

9.       Comment ajouter, retirer ou modifier des renseignements personnels

Si, à quelque moment que ce soit, une personne désire modifier les renseignements personnels la concernant que nous détenons ou retirer son nom de nos listes d’envoi, elle peut simplement nous en informer par courriel ou par écrit à l’adresse suivante, à l’attention de :

Jim Mundy

Directeur général

Alpha-1 Canada

1638 Northway Avenue, Windsor (Ontario)  N9B 3L9

jim.mundy@alpha1canada.ca

 

10.     Entrée en vigueur

10.1.   Alpha-1 Canada peut modifier, suspendre ou annuler la présente politique en tout temps.